Los suministros y equipamiento para hoteles (OS&E) no sólo son una parte indispensable para el correcto funcionamiento del establecimiento sino que también marcan la diferencia con otros hospedajes y hasta determinan la calidad de la experiencia de los visitantes. Por esa razón, su correcta elección, adquisición y gestión es clave para destacarse frente a la competencia. En la nota de hoy te contamos cómo tener los OS&E adecuados para tu empresa hotelera y de qué manera administrarlos.
En este artículo encontrarás:
Definir el OS&E: ¿qué son los suministros y equipamiento operativos para hoteles?
El grupo de suministros y equipamiento operativo para hoteles (OS&E, por sus siglas en inglés: Operational Supplies and Equipment), es de vital importancia en el funcionamiento diario de un alojamiento. Incluye desde productos de higiene brindados para comodidad del cliente, hasta amenidades en las habitaciones o vajilla en los comedores del restaurante. En este sentido, los OS&E garantizan la operatividad de cada una de las áreas del establecimiento, pero además están fuertemente vinculados al uso de los huéspedes. Por ejemplo, se considera dentro de los suministros y equipamiento operativo del hotel, cuestiones como:
- equipamiento de la habitación (camas, televisores, cajas fuertes, minibares, etcétera);
- suministros de tocador (toallas, ropas de cama, secadores de pelo, fragancias, cepillos de dientes, champú, entre otros);
- utensilios de cocina;
- equipos de gimnasio y spa;
- suministros de limpieza y mantenimiento de las sábanas, toallas y la ropa de cama del hotel;
- suministros de oficina;
- equipos de seguridad.
En todo hotel, este tipo de materiales -en conjunto con cuestiones como el nivel de artefactos tecnológicos-, define la calidad de la experiencia de los huéspedes, pero a su vez se convierte en un atributo diferenciador respecto de la competencia. Por tanto, para su elección, adquisición y gestión resulta indispensable evaluar y planificar atentamente las mejores opciones disponibles. Claramente, esto tendrá mayor urgencia según el momento del proyecto hotelero en el que estemos involucrados: si se trata de una apertura de un nuevo hotel, si es un cambio de firma, si es una rehabilitación, etcétera. Además, la elección deberá estar relacionada con la identidad de la empresa y, sin dudas, también con el financiamiento del que dispongamos para administrar el hotel.
Cómo obtener los mejores suministros y equipamiento para hoteles
El proceso para obtener los mejores suministros y equipamiento para hoteles consiste en una serie de aspectos o etapas que, a modo explicativo, podrían ordenarse de la siguiente manera:
- definir las necesidades específicas del hotel;
- evaluar la calidad de los productos disponibles;
- seleccionar proveedores estratégicos;
- garantizar el cumplimiento normativo;
- planificar la logística;
- gestionar el inventario;
- controlar los costes.
Diagnóstico de necesidades y posibilidades
Definir las necesidades específicas del hotel. Para definir correctamente el OS&E del hotel hay que analizar cuáles son las necesidades, objetivos y posibilidades del establecimiento que deben ser cubiertas con los suministros y equipamiento para hoteles. Para ello se consideran cuestiones tales como el tamaño de las habitaciones, el nivel de ocupación, su ubicación y categoría, los espacios gastronómicos y, por supuesto, perfil del público deseado. En base a estos aspectos se definen la cantidad y calidad de los suministros y equipamiento para hoteles necesario.
Evaluar la calidad de los productos disponibles. En la calidad de los suministros y el equipamiento para hoteles se verá garantizada la satisfacción del cliente. Por ello, se sugiere una evaluación periódica y no sólo inicial de los productos, a fin de mantener los estándares apropiados. Contar con una buena calidad en toallas y sábanas, así como utensilios de cocina duraderos y productos de limpieza efectivos, facilitará enormemente esta tarea.
Seleccionar proveedores estratégicos. Tener acceso a una red de proveedores confiables es clave, sobre todo si se está planificando la apertura de un nuevo hotel. Los contratos con proveedores pueden incluir descuentos por volumen, entregas programadas y garantías de calidad. Por tanto, su participación puede ser definitoria no sólo para garantizar la calidad de los productos sino también para ahorrar costes a largo plazo.
Garantizar el cumplimiento normativo. En el diagnóstico inicial de suministros y equipamiento para utilizar en nuestros hoteles no debemos desconocer las regulaciones y estándares aplicables a la industria hotelera. Tales requisitos pueden ir desde regulaciones sobre seguridad alimentaria, hasta normativas de limpieza y calidad de los productos en contacto con los huéspedes. Cumplir con estos estándares no sólo da una buena imagen a los visitante sino que puede evitar problemas legales y sanciones.
Planificación y gestión del equipamiento para hoteles
Planificar la logística. La planificación y logística de los suministros y el uso del equipamiento para hoteles debe ser clara para todos quienes intervienen en su gestión. Desde las tareas de compra, hasta los plazos de entrega, uso de los productos y periódica reposición. Esto es lo que hará que efectivamente tales materiales hagan a la operatividad del hotel. Hoy en día existen muchas soluciones blockchain a disposición para agilizar estos procesos de distribución. Es fundamental elegir la más adecuada, especialmente en alojamientos con altas tasas de ocupación y en periodos de alta demanda.
Gestionar el inventario. Es indispensable implementar un sistema de gestión de inventario que permita registrar y controlar los productos que hay y los que faltan, para solicitar su reposición en el momento oportuno y evitar el desperdicio innecesario.
Controlar los costes. Seguir los pasos anteriores facilitarán la identificación de gastos innecesarios, así como de áreas de ahorro. A mediano plazo, esto sirve para renovar y optimizar los contratos con proveedores y obtener una mayor rentabilidad en relación a los OS&E.
¿Conocías estos modos de gestionar el OS&E de un hotel? ¡Cuéntanos en el espacio de comentarios! Tu opinión nos interesa y guía los temas sobre los cuales publicamos.
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