La gestión de inventarios sirve para ordenar el pedido, almacenamiento y distribución de los activos circulantes o productos acabados de una empresa. En el sector hotelero, el activo principal son las habitaciones. Por ello, gestionar eficientemente los inventarios es una tarea indispensable que puede generar muchos beneficios. En la nota de hoy te contamos algunas distinciones conceptuales, ventajas y pasos recomendados para llevar adelante con éxito el inventario de tu hotel.
En este artículo encontrarás:
Una primera distinción conceptual sobre lo que significa el inventario de un hotel
Al hablar del inventario de un hotel, lo primero que debemos conocer es en qué consiste y cómo se distinguen. En ese camino, es preciso saber que su existencia facilita el pedido, almacenamiento y distribución de los activos circulantes o productos acabados de la empresa. Asimismo, su gestión incluye el procesamiento de materias primas, productos acabados y componentes que hacen al funcionamiento del establecimiento. Dicho de otra manera, los inventarios sirven para conocer qué hay y qué falta en el negocio, lo que ayuda a estar siempre preparado para satisfacer la demanda de sus clientes.
En el sector hotelero, el activo principal son las habitaciones disponibles. Gracias a la gestión de su inventario, los administradores se aseguran de disponer de suficientes plazas a precios que atraigan a los clientes. Por la importancia en términos de rentabilidad que esto reviste, muchos hoteleros confían en las agencias de viajes online para gestionar la ocupación de habitaciones. Pero las comisiones de dichas agencias pueden mermar gravemente sus beneficios, lo que puede afectar negativamente a los hoteles más pequeños e independientes, que no pueden negociar tarifas más bajas como lo hacen las grandes cadenas.
Sin embargo, éste no es el único activo sobre el cual se realizan inventarios. Dentro de esta industria existe el llamado “inventario secundario”, que es el que incluye suministros para habitaciones de huéspedes, restaurantes y tiendas de regalos. En este caso, se contabilizan entonces artículos tales como toallas, mantas, alimentos, etcétera. Su correcta gestión evita que se desperdicien productos, o que falten insumos en las áreas y ocasiones donde son necesarios.
Por qué contar con un adecuado sistema de inventario hotelero
La distinción conceptual hecha anteriormente deja en evidencia los beneficios fundamentales de contar con un adecuado sistema para realizar el inventario de un hotel. A continuación las sintetizamos para su mayor comprensión.
Para empezar, un inventario correctamente diseñado permite utilizar las habitaciones de forma más eficiente, lo que significa tenerlas siempre ocupadas a un precio conveniente tanto para la empresa como para los clientes.
En segunda instancia, el inventario de un hotel evidencia también el consumo de los productos, por lo que permite identificar los productos y servicios más populares y rentables.
En tercer lugar, y en consecuencia con lo anterior, los hoteleros pueden desarrollar campañas de marketing más eficaces basadas en sus artículos más vendidos y en las habitaciones más solicitadas.
Estos primeros beneficios conllevan una cuarta ventaja, que es el ahorro en el presupuesto general, porque el inventario de un hotel permite realizar un seguimiento de los productos pedidos y en stock.
Finalmente, desarrollar adecuadamente los inventarios hoteleros evita que falten productos o habitaciones, así como minimiza los residuos y los costes de transporte necesarios para reemplazar o deshacerse de artículos perecederos estropeados.
Cómo lograr un eficiente sistema de inventario en un hotel
Para desarrollar un sistema que permita contar con un inventario de hotel adecuado y eficiente según el modelo de negocio se sugiere seguir seis pasos.
1. Establecer un sistema de categorización claro y coherente, con categorías y subcategorías que se jerarquicen desde las más habituales (tales como alimentos y bebidas, suministros de habitaciones, suministros de limpieza, equipo de mantenimiento), hasta las más específicas según el tipo y tamaño del establecimiento.
2. Seleccionar herramientas informáticas de inventario adecuadas. Sean simples o complejas, lo importante es que se adapte a las necesidades del hotel.
3. Realizar inventarios del hotel regularmente para mantener su precisión y eficiencia. Pueden ser mensuales o semanales según el consumo de los artículos, pero también pueden realizarse inventarios sorpresa para detectar posibles discrepancias o problemas de forma rápida.
4. Asignar responsabilidades claras al personal destinado a hacer los inventarios del hotel. Es positivo designar un encargado y pautas claras a quienes realizan los conteos y el seguimiento preciso de los elementos en stock, así como de su ubicación y estado.
5. Analizar los resultados de cada inventario, comparando con registros anteriores para identificar diferencias y tomar medidas correctivas si necesario. Hay que tener en cuenta que este análisis de los datos del inventario puede proporcionar información valiosa sobre el rendimiento del hotel, las tendencias de consumo y las áreas de mejora.
6- Implementar un sistema de seguimiento de caducidad y rotación de artículos, a fin de planificar el uso o renovación de existencias de manera oportuna, y evitar pérdidas por desperdicio de productos vencidos. Además, tener siempre productos aptos y de calidad contribuye a una experiencia óptima para los huéspedes, quienes seguramente agradecerán la atención en sus opiniones sobre el establecimiento.
Mejora la gestión del inventario del hotel con software automatizado
Hoy en día existen muchas herramientas informáticas que ayudan en el conteo de todo lo que comprende el OS&E. Sumado a esto, hay desarrollos en blockchain que colaboran en la distribución hotelera, lo que es de gran ayuda para el funcionamiento operativo del hotel. En este marco, contar con un sistema automatizado de gestión del inventario hotelero facilita el seguimiento en tiempo real y eficiente de las habitaciones disponibles, a través de múltiples canales de reserva. Cuando alguien reserva una habitación, el software automatizado reduce el inventario total en todos los sitios para evitar errores de overbooking.
También pueden usarse software específicos para realizar los inventarios secundarios del hotel y hacer un seguimiento de las existencias en las tiendas de regalos, almacenes y habitaciones del hotel. En estos casos, los empleados del hotel deben escanear los códigos de barras mediante máquinas o tabletas, que deducen estas cantidades del inventario total. Así, el sistema también puede notificar al personal cuando se han agotado las existencias.
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