Una forma de vivir en armonía es lograr que cada vecino se comprometa en cuidad cada uno de los espacios comunes de un edificio, evitar molestias generalizadas, etc. Una manera concreta de organizar los derechos y obligaciones es mediante la existencia de una comunidad de propietarios. La misma cumple la función de establecer criterios de resolución ante diversas situaciones acordados en reuniones que son incluidos en un libro de actas.
En la siguiente nota te detallamos el modo en que está confirmado el libro de actas de una comunidad de propietarios y de qué manera se llevan a cabo .
En este artículo encontrarás:
¿Qué es un libro de actas de una comunidad de propietarios?
En primer lugar, una comunidad de propietarios una entidad de tipo jurídica compuesta por todos los propietarios de viviendas, locales, garajes que forman parte de un edifico o de una urbanización cuando se trata de casas particulares.
Se encuentra regulada por la Ley de Propiedad Horizontal, Ley 8/2013 (de renovación, rehabilitación y regeneración urbana) y por estatutos propios de cada comunidad. En todas las Comunidades Autónomas funcionan de la misma manera, salvo Cataluña donde las comunidades de propietarios se encuentran reguladas por el Código Civil.
Estas entidades cumplen determinadas, acordadas en reuniones periódicas y mediante la coordinación de una Junta. Dichos acuerdos son recuperados y organizados en un documento que sirve como soporte e lo debatido y resuelto en cada reunión de la comunidad. Este documento es denominado “libro de actas”. Esta documentación es custodiada por el secretario de la junta o el administrador.
Contenido obligatorio
De manera cronológica, se incorporan las actas que y las mismas deben incluir necesariamente los sientes puntos:
Fecha y lugar de la reunión de la Junta
Este aspecto es muy importante a pesar que, en muchos casos, no tome relevancia para quienes realizan el acta del día. Se trata de la constancia de citación a los vecinos con fecha y horario exacto en el cual se llevará a cabo la celebración. Además, especificar se trata de primera o segunda convocatoria.
Según la Ley de Propiedad Horizontal en su artículo 16.2:
La convocatoria de las juntas la hará el Presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria,…”
Autor de la convocatoria
Por ley, la junta de una comunidad de propietarios se reunirá cuando así lo requiera la cuarta parte de la totalidad de propietarios, o un número que represente al menos el 25% de las cuotas de participación.
Por lo tanto, se debe especificar quién ha sido la persona autora de la convocatoria (ya sea el presidente o alguno de los propietarios).
Motivo: ordinario o extraordinario
Las juntas de carácter ordinarias, por ley, deben llevarse a cabo una vez al año. Por su parte las celebraciones extraordinarias pueden llevarse a cabo las veces que sean necesarias.
Primera o segunda convocatoria.
Definir si la convocatoria es de primera o de segunda instancia es vital para llevar adelante los acuerdos y que los mismos tenga validez. Esto se debe a que, por ley, al momento de votar y de llevar adelante la resolución se necesitan determinada cantidad de mayorías dependiendo de una u otra situación.
Se habla de primera convocatoria cuando existe quorum al horario en el cual se programe la reunión. Dicho quorum existe cuando la mayoría de los vecinos asistentes suman la mayoría del coeficiente.
En los casos en los cuales no ha existido quorum en la primera convocatoria se lleva adelante la segunda convocatoria. En este caso, la celebración se lleva acabo independientemente de la cantidad de personas asistentes. El único requisito es que haya acudido, como mínimo, un propietario.
Asistentes de la convocatoria
Debe realizarse una lista en la cual figuren todas las personas asistentes y los vecinos que son representados por terceros. En ese listado debe figurar, además, la cuota de participación que cada uno de los presenten dispone. También, es importante que en el acta conste de aquellas ausencias a lo largo de la celebración de la junta. Posteriormente, se considerarán en los resultados de votaciones o impugnaciones posteriores.
Orden del día de la Junta
Se realiza una lista que contenga todos los puntos que serán tratados en la convocatoria. La orden del día es de suma importancia ya que no se podrá llegar a un acuerdo sobre un punto que no figure en dicha orden. De considerarse un tema extra, es condición necesaria la presencia completa de los propietarios para que sea debatido.
Acuerdos logrados
En este punto, es importante que conste de manera clara cada uno de los puntos que fueron acordado y su respectivo contenido. Además, debe aclararse la cantidad de votos en cada uno de los acuerdos. A lo que debe sumarse, la aclaración de que propietarios votaron a favor, cuales en contras y sus respectivos motivos.
¿De qué manera se legalizan?
Todas las comunidades de propietarios deben tener un libro de actas. En ellos se archivarán cada uno de los acuerdo y desacuerdos que se dan en las Juntas de Propietarios. A su vez, estas actas deben ser legalizadas mediante registro presentando el primer libro en el Registro de la Propiedad.
En dicha presentación debe constar el lugar en el cual se encuentra el edificio con una petición del presidente de la junta legitimada ante notario o ante el propio registrador.
Una vez en el registro, se tramita el libro de actas y se adjunta en el mismo los datos propios de la legalización. Luego, se deja constancia de la misma. En los casos en los cuales sea necesario abrir un nuevo libro, se solicita la comunicación de los propietarios y la certificación de la denuncia o el libro completado.
Una vez legalizada la documentación presentada, el libro de actas deber ser presentados dentro de los cinco días posteriores a la mismas en el Registro a la Propiedad.
Para conocer de que se trata una comunidad de vecinos te recomendamos leer la siguiente nota:
Esperamos te haya sido de gran utilidad el contenido acerca de lo que es un libro de actas de una comunidad de propietarios. Si te has quedado con alguna inquietud, no dudes en ponerte en contacto con nosotros dejándonos tu comentario. Desde Oi Real Estate te responderemos a la brevedad.
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